Datenschutz-Checkliste für die Therapiepraxis: mit und ohne Flurin

Datenschutz in der Therapiepraxis besteht zum größten Teil aus Alltag: wer am Empfang was sieht, wie Rückfragen laufen, wer worauf zugreift. Wir haben 25 Punkte in fünf Bereichen zusammengestellt, die ihr in einer Teambesprechung durchgehen könnt.

Die Checkliste gibt es in zwei Fassungen. Eine für jede Praxis und eine für Praxen, die Flurin nutzen. Dort steht bei jedem Punkt, was Flurin euch abnimmt oder einfacher macht. Beide könnt ihr unten als Tabelle herunterladen oder ausdrucken.

Nicht jeder Punkt ist gesetzlich vorgeschrieben. Viele sind bewährte Praxis, die Pannen im Alltag verhindert. Die Liste ist eine Organisationshilfe: Flurin bietet keine verbindliche Rechtsberatung, im Zweifel klärt ihr Einzelfragen mit eurer Datenschutzberatung.

Empfang und Wartebereich

Hier passieren die meisten Pannen, ganz ohne Technik: ein lesbarer Bildschirm, eine Verordnung auf dem Tresen, ein Gespräch über einen Befund vor anderen Wartenden. Neben dem Datenschutz gilt für euch als Heilberuf die Schweigepflicht. § 203 StGB

Mit Flurin: Neue Anfragen kommen über das Aufnahmeformular, Verordnungen fotografieren Patient:innen selbst und laden sie über einen Link hoch. Es landen weniger Zettel am Tresen. Bildschirme, Gespräche und den Aktenschrank regelt ihr weiter selbst.

Telefon, E-Mail und Messenger

Am Telefon weiß man nie sicher, wer dran ist. Eine Mail mit Befund geht schnell an die falsche Adresse, und Absprachen auf privaten Handys sieht sonst niemand im Team.

Mit Flurin: Terminangebote und Rückfragen laufen über Nachrichten in Flurin, mit Antwortbuttons, wo es passt. Jede Person wird einzeln angeschrieben. Diagnosen, Verordnungen und Behandlungsinhalte stehen nie im Text einer E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht, sondern nur im geschützten Bereich von Flurin. Flurin TOMs

Praxissoftware, Geräte und Zugänge

Die Sicherheitsmaßnahmen müssen zum Risiko passen. Dazu gehören eigene Zugänge, das Entfernen von Zugängen, die niemand mehr braucht, und eine funktionierende Sicherung. EDSA zur Datensicherheit

Mit Flurin: Zugänge sind unbegrenzt und im Preis enthalten. Jede Person bekommt ein eigenes Konto mit passender Rolle, geteilte Logins braucht es nicht. Verlässt jemand die Praxis, schließt ihr genau diesen einen Zugang. Flurin läuft im Browser, wird zentral aktualisiert und an neue Anforderungen angepasst. Die wichtigen Patientendaten liegen auf Servern in Deutschland, Sicherungen werden verschlüsselt. Eure eigenen Rechner und Handys bleiben eure Aufgabe.

Unterlagen und Verträge

Ein Verzeichnis eurer Verarbeitungstätigkeiten ist auch für kleine Praxen Pflicht, weil ihr regelmäßig Gesundheitsdaten verarbeitet. DSK-Kurzpapier 1 Mit Dienstleistern, die Daten in eurem Auftrag verarbeiten, braucht ihr einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. DSK-Kurzpapier 13 Die Behandlungsdokumentation bewahrt ihr zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung auf, soweit keine anderen Fristen gelten. § 630f BGB

Mit Flurin: Im Aufnahmeformular sehen Patient:innen die Datenschutzhinweise direkt beim Ausfüllen. Vertrag zur Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen und alle Unterauftragsverarbeiter von Flurin sind öffentlich einsehbar. Verordnungsfotos löscht Flurin spätestens nach 60 Tagen, und die Warteliste fragt alle drei Monate nach, ob noch Bedarf besteht.

Wenn jemand fragt oder etwas passiert

Auf Auskunfts- und Löschanfragen antwortet ihr grundsätzlich innerhalb eines Monats. EDSA zu Betroffenenrechten Eine Datenpanne meldet ihr möglichst binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde, außer sie führt voraussichtlich zu keinem Risiko für die Betroffenen. Dokumentieren müsst ihr sie in jedem Fall. EDSA zu Datenschutzverletzungen

Mit Flurin: Angaben aus Aufnahme und Warteliste liegen an einem Ort statt verteilt auf Postfach, Zettel und Handys. Eine Auskunft ist so schneller zusammengestellt. Wer im Ernstfall entscheidet und meldet, legt ihr weiter selbst fest.