Das Wichtigste in Kürze
- Eine Springerliste zeigt, wer kurzfristig kommen kann und für die Behandlung vorbereitet ist.
- Verordnung, benötigte Unterschriften und organisatorische Fragen klärt ihr vor dem ersten Terminangebot.
- Regelmäßiger Kontakt und passende Folgetermine gehören dazu, damit die Behandlung im vorgesehenen Rhythmus stattfinden kann.
Wenn ein Termin ausfällt, brauchst du Patient:innen, die kurzfristig kommen können und für die Behandlung vorbereitet sind. Wer erst am Vortag eine Verordnung anfordert oder einen Behandlungsvertrag klärt, verliert Zeit für die Wiederbesetzung. Eine nutzbare Springerliste entsteht deshalb schon vor der ersten Absage.
Eine gepflegte Springerliste
Springer sind Patient:innen, die kurzfristige Terminangebote erhalten möchten. Kennzeichnet diese Personen in eurer Warteliste und klärt, unter welchen Bedingungen sie tatsächlich kommen können.
| Angabe | Was ihr wissen müsst |
|---|---|
| Verfügbarkeit | Welche Wochentage, Uhrzeiten und Standorte passen? |
| Vorlaufzeit | Kann die Person am selben Tag reagieren oder braucht sie länger? |
| Erreichbarkeit | Über welchen vereinbarten Kanal erreicht ihr sie kurzfristig? |
| Behandlungsbedarf | Wird noch ein Termin gesucht, und passt die angebotene Behandlung? |
| Vorbereitung | Sind die Behandlungsvoraussetzungen geklärt oder fehlen noch Unterlagen? |
| Aktualität | Wann wurden diese Angaben zuletzt bestätigt? |
Fragt die Bereitschaft zum Einspringen möglichst schon bei der Anmeldung und Aufnahme in die Warteliste ab. Legt im Team fest, wer fehlende Angaben ergänzt und die Liste pflegt.
Behandlungsvoraussetzungen vorab klären
Für die kurzfristige Auswahl muss erkennbar sein, wer bereits für einen Termin vorbereitet ist. Prüft dafür vor dem ersten Angebot:
- Verordnung: Sie liegt vor, ist geprüft und für den angebotenen Termin nutzbar. Behandlungsbeginn, Frequenz und noch offene Behandlungseinheiten sind berücksichtigt.
- Behandlungsvertrag: Der nach eurem Aufnahmeablauf benötigte Vertrag ist unterschrieben; weitere erforderliche Vereinbarungen sind geklärt.
- Organisation: Kontaktdaten und Angaben zur Kostenübernahme liegen vor. Benötigte Begleitung und weitere Aufnahmefragen sind geklärt.
- Fachliche Passung: Behandlung, Dauer und zuständige therapeutische Person passen zum Bedarf.
Haltet offene Punkte und die Zuständigkeit am Patientenfall fest. Ein eingegangenes Dokument ist noch keine abgeschlossene Prüfung. Aktualisiert den Stand auch nach Behandlungen oder bei einer neuen Verordnung, damit ihr beim nächsten Ausfall damit arbeiten könnt.
Springer regelmäßig betreuen und einplanen
Bleibt mit den Springern in Kontakt: Besteht der Bedarf noch? Haben sich die verfügbaren Zeiten geändert? Möchte die Person weiterhin kurzfristige Angebote erhalten? Aktualisiert die Liste anhand der Rückmeldungen.
Plant außerdem, wie die Behandlung regelmäßig stattfinden kann. Springer sollten ihre verordneten Einheiten im vorgesehenen Rhythmus wahrnehmen können. Klärt dafür schon bei der Aufnahme, welche Folgetermine ihr anbieten könnt, und behaltet längere Pausen im Blick. Ein einzelner freier Termin reicht dafür möglicherweise nicht aus.
Bei vertragsärztlich verordneten Heilmitteln sind dabei auch die Vorgaben zu Behandlungsbeginn, Frequenz und Unterbrechungen aus der Heilmittel-Richtlinie (§§ 15 und 16) zu berücksichtigen. Die konkrete Planung und Prüfung übernimmt das therapeutische Team.
Freie Termine verbindlich vergeben
Mit einer vorbereiteten Springerliste lässt sich eine Absage in vier Schritten bearbeiten:
- Lücke erfassen: Datum, Uhrzeit, Dauer, Standort und therapeutische Person festhalten. Ist ein einzelner Termin oder ein regelmäßiger Platz frei?
- Passende Springer auswählen: Verfügbarkeit und aktuellen Vorbereitungsstand prüfen. Nur Personen einladen, für die der Termin fachlich und organisatorisch infrage kommt.
- Eindeutig anbieten: Termin und Antwortweg nennen. Sobald eine Zusage bestätigt ist, weitere Zusagen für denselben Termin ausschließen.
- Übernehmen: Ersatztermin im Praxiskalender eintragen und die beteiligten Personen informieren.
Eine Person übernimmt die Vergabe, eine Vertretung ist benannt. Beide sehen, welche Angebote offen sind und welche Termine bereits zugesagt wurden.
Wie Flurin euch dabei unterstützt
Flurin verbindet die Vorbereitung der Springer mit dem Angebot freier Termine:
- Springer finden: Patient:innen geben im Aufnahmeformular mögliche Zeiten und ihre Bereitschaft zum kurzfristigen Einspringen an. Die Angaben stehen in eurer gemeinsamen Warteliste; Flurin fragt alle drei Monate nach, ob noch Bedarf besteht.
- Unterlagen vorbereiten: Verordnungen und digitale Behandlungsverträge werden am Patientenfall gebündelt. Dein Team sieht, was eingegangen ist und welche Rückmeldungen noch offen sind. Ihr prüft die Unterlagen und klärt die Voraussetzungen für die Behandlung.
- Kontakt halten: Ihr nutzt die Patientenkommunikation, um fehlende Angaben und Rückmeldungen einzuholen. Gesundheitsangaben und Unterlagen gehören in den geschützten Patientenbereich, nicht in den Text einer E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht.
- Ausfälle anbieten: Du trägst den freien Termin ein, prüfst die vorgeschlagenen Personen und lädst sie per E-Mail, SMS oder WhatsApp Business ein. Wer zuerst über den Link zusagt, bekommt den Termin; die übrigen Links werden ungültig. Eine Patienten-App ist dafür nicht nötig.
Die laufende Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung führt ihr in eurer bisherigen Praxissoftware weiter. Flurin erleichtert die Vorbereitung und Vergabe; die fachliche Auswahl und die Planung der weiteren Behandlung bleiben bei euch.
Den Ablauf für ein konkretes Angebot findest du unter Freie Termine wiederbesetzen.
