Digitale Patientenaufnahme in der Therapiepraxis: Ablauf

Eine neue Anfrage kommt per Telefon, eine weitere per E-Mail. Die möglichen Zeiten stehen auf einem Zettel, und beim nächsten freien Termin beginnt die Suche von vorn. Digitale Patientenaufnahme hilft deiner Logopädie- oder Ergotherapiepraxis dann, wenn aus diesen einzelnen Angaben ein Ablauf wird, mit dem das ganze Team weiterarbeiten kann.

Dafür brauchst du zuerst eine gemeinsame Antwort auf drei Fragen: Was soll bei der ersten Anfrage geklärt werden? Wer prüft die Angaben? Und woran erkennt ihr, was als Nächstes zu tun ist? Ein Formular ist ein Teil davon. Die Organisation danach gehört genauso dazu.

Anfrage, Warteliste und Aufnahme unterscheiden

„Die Patientin ist aufgenommen“ kann im Team ganz Unterschiedliches bedeuten: Die Anfrage ist eingegangen, ein Wartelisteneintrag ist angelegt oder der erste Termin ist bereits vereinbart. Wenn alle dafür dasselbe Wort verwenden, entstehen leicht Missverständnisse.

Trennt deshalb die Schritte in eurem Ablauf:

• Anfrage eingegangen: Jemand möchte ein Therapieangebot und hat erste Angaben übermittelt.
• Angaben geprüft: Eine zuständige Person hat nachgesehen, was für die weitere Organisation vorliegt und welche Rückfrage noch offen ist.
• Auf der Warteliste: Die Praxis hält die Anfrage für ein späteres passendes Angebot fest.
• Termin angeboten: Die Praxis hat einen konkreten Termin vorgeschlagen. Die Antwort steht möglicherweise noch aus.
• Termin bestätigt: Die Zusage liegt vor; die weitere Vorbereitung kann nach eurem Praxisablauf erfolgen.

Das ist eine mögliche Arbeitseinteilung, keine Beschreibung vorgeschriebener Statusfelder. Wichtig ist, dass das Team dieselben Schritte meint. Ein Wartelisteneintrag allein ist noch keine Zusage für einen Therapieplatz.

Angaben nach ihrem Zweck ordnen

Überlegt für jedes Feld im ersten Formular, welche konkrete Entscheidung es unterstützen soll. Für die Organisation können etwa eine Kontaktmöglichkeit, der angefragte Fachbereich, der gewünschte Standort und mögliche Zeitfenster relevant sein. Welche Angaben eure Praxis tatsächlich benötigt, richtet sich nach eurem Aufnahmeablauf.

Bei Verfügbarkeiten hilft eine gemeinsame Darstellung. „Vormittags“ kann beispielsweise bedeuten, dass jemand jeden Vormittag kommen kann oder nur dienstags zwischen zwei Verpflichtungen. Klärt, wie genau die Angaben sein müssen, damit ihr später ein passendes Angebot machen könnt.

Legt auch fest, welche Informationen ihr erst nach einer Terminvereinbarung klärt. Der erste Kontakt, die Prüfung von Unterlagen und die spätere Therapiedokumentation erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ein langes Erstformular sollte nicht daraus entstehen, dass ihr alle späteren Schritte vorsorglich zusammenfasst.

Datenschutz: Gesundheitsangaben brauchen besonderen Schutz

Fragt euer Website-Kontaktformular nach Störungsbild, Diagnose oder Beschwerden zusammen mit Kontaktdaten, erfasst ihr Gesundheitsdaten. Auch freiwillige Angaben im Freitextfeld können dazugehören. Für diese besonders geschützten Daten braucht ihr neben einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 auch eine Ausnahme vom grundsätzlichen Verarbeitungsverbot nach Art. 9 DSGVO.

Die Abfrage ist also nicht pauschal verboten. Je nach Fall kommt etwa eine ausdrückliche, informierte Einwilligung infrage oder eine für die Versorgung oder Behandlung erforderliche Verarbeitung unter den gesetzlichen Voraussetzungen und der entsprechenden Geheimhaltungspflicht; dazu gehört § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b BDSG. Eine bloße Bestätigung „Datenschutzerklärung gelesen“ ersetzt keine ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten.

Erhebt nur die für den jeweiligen Zweck nötigen Angaben. Prüft sichere Übermittlung und Speicherung, begrenzte Zugriffsrechte und die eingebundenen Dienstleister. HTTPS für das Formular allein schützt noch keine anschließende E-Mail-Weiterleitung. Bei hohem Risiko verlangt die Datenschutzkonferenz für den E-Mail-Versand regelmäßig auch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Lasst Rechtsgrundlage, Datenschutzhinweise und den gesamten Datenweg für eure konkrete Praxis prüfen, bevor ihr solche Felder einrichtet.

Die Prüfung im Team verbindlich machen

Ein digitaler Eingang beantwortet noch nicht alle Fragen. Vielleicht fehlt ein Zeitfenster, die Kontaktangabe ist unklar oder die Anfrage muss erst einer zuständigen Person zugeordnet werden. Entscheidend ist, dass solche Fälle einen erkennbaren nächsten Schritt haben.

Vereinbart im Team:

• Wer sieht neue Anfragen durch?
• Wo wird eine offene Rückfrage festgehalten?
• Wer übernimmt diese Aufgabe bei Abwesenheit?
• Woran erkennt ihr, dass die Rückfrage geklärt ist?
• Wo steht der aktuelle Stand, damit nicht parallel an derselben Anfrage gearbeitet wird?

Fiktives Beispiel: Eine Person meldet sich für Ergotherapie und nennt als mögliche Zeit „Dienstag“. Die Praxis kann damit noch nicht einschätzen, ob ein Termin um 10 Uhr passt. Das Team hält die Rückfrage fest, eine zuständige Person klärt das Zeitfenster und ergänzt die Antwort am vereinbarten Ort. Der Wartelisteneintrag wird damit zur nutzbaren Arbeitsgrundlage.

Aus der Warteliste ein passendes Angebot machen

Eine gepflegte Warteliste hilft euch, wenn ein regelmäßiger Therapieplatz oder kurzfristig ein einzelner Termin frei wird. Dafür müssen die Angaben noch zum aktuellen Bedarf passen. Klärt in eurem Ablauf, wer Änderungen übernimmt und wie ihr mit Rückmeldungen umgeht.

Prüft bei einem konkreten Angebot die für eure Praxis relevanten Voraussetzungen und die hinterlegten Zeitfenster. Die Entscheidung, wen ihr einladet, bleibt bei euch. Ein technisch passendes Zeitfenster ersetzt keine fachliche Einschätzung.

Unterscheidet dabei einen einzelnen Ersatztermin von einem regelmäßigen Therapieplatz. Wer dienstags einmal kurzfristig kommen kann, ist möglicherweise nicht jede Woche zu dieser Zeit verfügbar. Formuliert euer Angebot so, dass die eingeladene Person weiß, was genau angeboten wird.

Wie dieser nächste Schritt mit Flurin aussehen kann, zeigt die Seite Freie Termine wiederbesetzen. Eine Besetzung hängt von einer passenden Person und ihrer Zusage ab; sie ist nicht garantiert.

Die Übergabe an die Praxissoftware klären

Digitale Aufnahme bedeutet nicht automatisch, dass ihr Kalender, Therapiedokumentation und Abrechnung ersetzen müsst. Ihr könnt einen abgegrenzten Ablauf ergänzen. Dabei muss klar sein, welches Werkzeug für welche Information maßgeblich ist.

Schreibt für einen typischen Vorgang auf, wo ihr die Anfrage prüft, wo ihr die Terminvereinbarung festhaltet und welche Angaben anschließend in das bestehende Praxissystem übernommen werden. Benennt auch, wer diese Übergabe erledigt und wie ihr bemerkt, dass sie abgeschlossen ist.

Prüft vorhandene Import-, Export- oder Schnittstellenmöglichkeiten am konkreten System. Aus einem digitalen Formular folgt keine automatische Verbindung zu jeder Praxissoftware. Eine bewusst geregelte manuelle Übergabe ist etwas anderes als eine bestätigte automatische Synchronisation.

Mit einem Testvorgang starten

Bevor das ganze Team den neuen Ablauf nutzt, spielt ihn einmal mit eindeutig fiktiven Angaben durch. Beobachtet dabei nicht nur, ob das Formular funktioniert, sondern auch, ob die nächste zuständige Person weiterarbeiten kann.

Prüfschritt	Frage für euer Team
Eingang	Ist erkennbar, dass eine neue Anfrage vorliegt?
Prüfung	Ist klar, wer die Angaben durchsieht und fehlende Informationen klärt?
Warteliste	Finden Kolleg:innen den aktuellen Stand und die möglichen Zeiten?
Angebot	Unterscheidet ihr einen offenen Vorschlag von einem bestätigten Termin?
Übergabe	Ist festgelegt, welche Angaben ins Praxissystem gehen und wer sie überträgt?
Vertretung	Kann jemand den Vorgang bei Abwesenheit übernehmen?

Beginnt mit einem überschaubaren Ablauf. Nach den ersten echten Vorgängen könnt ihr gemeinsam prüfen, wo Rückfragen geblieben sind und welche Übergabe noch unklar war. So verbessert ihr die Organisation anhand eures Praxisalltags.

Für euren Probelauf kannst du die Checkliste zur Patientenaufnahme drucken oder herunterladen. Sie hält Zuständigkeiten und offene Punkte fest, ohne Patientendaten zu erfassen.

Wo Flurin den Ablauf unterstützt

Die Anmeldung und Warteliste mit Flurin verbindet den Anmeldelink mit der Arbeitsgrundlage für das Team: Patient:innen geben Kontaktdaten, ihr Anliegen und mögliche Zeiten selbst an. Die Anmeldung erscheint in der Warteliste. Telefonische Anfragen müssen weiterhin in den Ablauf eingebunden werden, beispielsweise indem ihr den Link teilt oder die Angaben selbst erfasst.

Flurin ergänzt dabei eure bestehende Praxissoftware. Welche Aufgaben ihr in welchem System bearbeitet und wie ihr die Angaben übergebt, klärt ihr bei der Einrichtung. Einen Überblick über die zusammengehörigen Aufgaben findest du auf der Seite Praxis führen.

Ob das zu euch passt, lässt sich an einem typischen Vorgang prüfen: einer neuen Anfrage, einer offenen Rückfrage und einem späteren Terminangebot. Die aktuellen Einstiegsmöglichkeiten und Konditionen stehen auf der Preisseite.